In de zorg is het elektronisch patiëntendossier (EPD) het kloppend hart van de organisatie. Artsen, verpleegkundigen en therapeuten vertrouwen er dagelijks op om hun werk goed te kunnen doen. Een soepel draaiend EPD geeft rust en stabiliteit, waardoor zorgverleners zich op hun patiënten kunnen richten. Zodra het EPD hapert of mogelijk uitvalt, heeft dat impact op de zorgverlening.
Daarom houden steeds meer zorginstellingen zich bezig met dezelfde vraag: hoe organiseer ik mijn EPD-beheer?
Sommige organisaties doen het zelf. Anderen kiezen ervoor om het bij de EPD-leverancier neer te leggen. Toch is de trend om dit uit te besteden bij een gespecialiseerde hostingpartner. Waarom? Dat lees je in dit artikel.
1. Continuïteit en beschikbaarheid
De zorg kan niet stilstaan. Een storing of uitval van het EPD heeft onmiddellijk gevolgen: afspraken lopen vertraging op, dossiers zijn beperkt toegankelijk en zorgverleners kunnen hun werk minder goed doen. 24/7 monitoring en redundante infrastructuur is dan van belang, waardoor downtime tot een minimum wordt beperkt. Dat geeft zorgverleners en IT-afdelingen een stabiele basis waarop ze altijd kunnen vertrouwen.
2. Weerbaarheid bij calamiteiten
Incidenten zoals brand, stroomstoringen of cyberaanvallen zijn geen theoretisch risico. In de praktijk kunnen ze grote gevolgen hebben voor de continuïteit van zorg. Het is belangrijk te voorzien in een uitwijkomgeving die voortdurend wordt gesynchroniseerd met de productieomgeving. Zo blijft het EPD ook in crisissituaties beschikbaar.
3. Aantoonbare informatiebeveiliging
Zorgdata behoort tot de meest gevoelige informatie die er is. Het beveiligen daarvan vraagt om specialistische kennis en voortdurende aandacht en doorontwikkeling. Gespecialiseerde partijen werken conform strenge normen als NEN7510 en ISO27001 en ondersteunen audits zoals DigiD en TPM. Dat verlaagt de druk op de interne organisatie en maakt het auditproces voorspelbaarder en minder belastend.
4. Transparantie over datalocatie
Steeds meer zorginstellingen willen exact weten waar hun data zich bevindt en onder welke wetgeving die valt. Logisch, juist omdat het om zeer gevoelige data gaat. Kies je voor 100% Nederlands, bestaat er geen twijfel over de soevereiniteit en veiligheid van patiëntgegevens. Transparantie en inzicht in datalocatie en gegevensbeheer is hierin belangrijk.
5. Meer ruimte voor zorg en innovatie
Het dagelijks technisch beheer van een EPD is intensief: updates, hotfixes en incidentafhandeling vragen continu aandacht. Daardoor blijft er vaak minder tijd over voor innovatie of procesverbetering. Door dit werk uit te besteden, verschuift de rol van de interne IT-afdeling van uitvoerend naar regievoerend. Zo ontstaat er ruimte om actief bij te dragen aan betere zorg.
6. Toegang tot schaarse expertise
Technisch EPD-beheer is complex en vereist specialistische kennis die over het algemeen lastig intern op te bouwen én te behouden is. Door het uit te besteden aan een expert beschik je over ervaring die over de jaren heen bij meerdere zorgorganisaties is opgedaan en kan direct best practices toepassen. Dat verhoogt de kwaliteit van het beheer en vermindert de afhankelijkheid van enkele interne specialisten.
7. Kostenbeheersing en schaalvoordelen
Zelf het EPD beheren betekent investeren in hardware, software, beveiliging en gespecialiseerd personeel. Dat brengt niet alleen hoge, maar ook onvoorspelbare kosten met zich mee. Door outsourcen worden kosten beter voorspelbaar en beheersbaar. Bovendien profiteert de zorginstelling vaak van schaalvoordelen, doordat voorzieningen voor meerdere klanten tegelijk worden ingericht en onderhouden.
8. Onafhankelijkheid en regie
Wanneer ook het technisch beheer volledig bij de EPD-leverancier ligt, ontstaat al snel een vendor lock-in: de zorginstelling is dan afhankelijk van diens keuzes, tempo en prioriteiten. Behoud je eigen regie en keuzevrijheid. Zo bepaal je zelf als organisatie hoe het EPD-beleid aansluit bij digitale en strategische doelen.
Conclusie
Het uitbesteden van technisch EPD-beheer aan een onafhankelijke Nederlandse hostingpartner is voor steeds meer zorginstellingen een logische stap. Het combineert continuïteit, veiligheid en schaalbaarheid met meer regie en ruimte voor innovatie.
Voor IT-managers en bestuurders in de zorg betekent dit dat zij niet langer tussen twee minder ideale opties zitten; het zelf doen of alles bij de leverancier beleggen. Zij kunnen kiezen voor een alternatief dat de beste elementen combineert: zekerheid, onafhankelijkheid en toekomstbestendigheid.