Van verouderde naar toekomstbestendige infrastructuur: hoe Klimmendaal Revalidatiespecialisten koos voor Intermax als partner voor het outsourcen van hun patiëntendata.
“Als je ziet dat de kans op uitval van je elektronisch patiëntendossier (EPD) toeneemt, weet je: dit moet anders.” Voor Geertje van Drunen, Manager Informatievoorzieningen bij Klimmendaal Revalidatiespecialisten, was de keuze om het technisch beheer van EPD HiX uit te besteden geen gemakkelijke, maar wel een noodzakelijke. Een terugblik op een traject die zorgcontinuïteit en rust bracht, precies op het moment dat het echt nodig was.
De aanleiding: kwetsbaarheid en uitval
Toen Geertje bij Klimmendaal begon, was er al langer sprake van zorgen over het technisch beheer van de HiX-omgeving. “Onze technisch installatie van HiX haperde, waardoor onze revalidatiespecialisten dagelijks tegen ‘vastlopers’ aanliepen. Het lukte onszelf niet om dit op te lossen. Daarnaast was het beheer sterk afhankelijk van één expert, wat ons kwetsbaar maakte bij uitval.’’
De urgentie werd extra voelbaar toen Klimmendaal werd getroffen door een brand. “De fysieke locatie van onze servers en de beperkte uitwijkmogelijkheden vroegen om verbetering. Dat risico wilden we structureel aanpakken.”
Daarnaast kampten ze met de bredere uitdagingen die in de hele zorgsector spelen: personeelstekorten, beperkte middelen en stijgende complexiteit van de ICT-omgeving. “Je kunt niet alles in eigen beheer houden, als je daar simpelweg de mensen niet voor hebt.”
Van visie naar outsourcing
Binnen Klimmendaal werd een strategische visie opgesteld: de afdeling Informatievoorzieningen (IV), bestaande uit informatiemanagement en technisch ICT, ontwikkelen tot regievoeder over het eigen IV-landschap. Diensten die elders beter geborgd konden worden, moesten worden uitbesteed. Dat gold ook voor het hosten en technisch beheer van HiX.
Geertje begeleidde het selectietraject: “We hebben gekeken naar meerdere aanbieders. Wat ons opviel bij Intermax was de combinatie van zorgkennis, technische degelijkheid én pragmatische samenwerking. Geen verkooppraatjes, maar mensen die echt met je meedenken en bereikbaar zijn. Tijdens het selectie- en ontwerptraject zaten ook technische collega’s van Intermax aan tafel met wie wij later het project draaiden. Dat gaf vertrouwen.”
Samen doorpakken in een complex speelveld
De overstap naar Managed HiX van Intermax viel samen met twee andere omvangrijke projecten: de vervanging van het wifinetwerk en de migratie naar HiX 6.3 in samenwerking met de Revion partners (Basalt, Revalidatie Friesland, Revant en Klimmendaal). “We besloten alle drie de projecten parallel te laten lopen. Een grote uitdaging! Hoewel niet iedereen direct overtuigd was van deze aanpak, wisten wij dat dit de juiste route was. Dankzij het vertrouwen in de samenwerking, elkaars expertise en de korte lijnen is het ons gelukt om dit samen succesvol af te ronden.”
De resultaten? Dagelijks zichtbare impact
Sinds de overstap is de impact in de praktijk duidelijk merkbaar. “HiX is sindsdien niet meer uitgevallen. Geen ‘vastlopers’ meer, geen beeldschermen die bevriezen. De performance is zichtbaar beter.” Ook updates verlopen veel soepeler. “Vroeger was HiX tijdens een hotfix ongeveer een uur lang niet beschikbaar. Nu merken onze zorgverleners vaak niet eens dat er iets is gebeurd.”
Een revalidatiearts complimenteerde IV-afdeling recentelijk: “Een verbeterde performance van HiX en thuiswerken gaat sneller en handiger. Wat een mooie verbetering. Mijn werkplezier is hierdoor echt toegenomen.”
De verbeterde beschikbaarheid heeft ook direct effect op de samenwerking met externe zorgprofessionals, zoals dienstdoende artsen en de klinische apotheek. “Daarvoor was het proces omslachtiger, waardoor op afstand werken minder vanzelfsprekend was.”
”Zoals een huis niet kan bestaan zonder een stevig fundament, zo kan goede zorg alleen worden geleverd als het EPD en de achterliggende infrastructuur altijd betrouwbaar functioneren.”
Van systeembeheer naar regie
Door het beheer uit te besteden is de rol van de IV-afdeling veranderd. “We zijn nu regievoerder. In plaats van reactief oplossen, denken we vooruit. We hebben nu meer tijd voor innovatie en voor ondersteuning van zorgprocessen. Dat was in het begin best spannend. Je geeft toch een deel van de touwtjes uit handen”
Desondanks is dat essentieel binnen een organisatie die continu in ontwikkeling is. “We werken steeds nauwer samen met andere zorginstellingen, bouwen nieuwe locaties en leveren zorg op scholen. Dan moet je infrastructuur betrouwbaar zijn. Zoals een huis niet kan bestaan zonder een stevig fundament, zo kan goede zorg alleen worden geleverd als het EPD en de achterliggende infrastructuur altijd betrouwbaar functioneren.”
De kracht van samenwerking
Geertje benadrukt hoe belangrijk het is dat een IT-partner niet alleen technisch levert, maar ook inhoudelijk meedenkt. “Intermax denkt met ons mee, stellen vragen waar we zelf niet altijd aan denken. Soms confronterend, maar altijd met het doel om samen tot een betere oplossing te komen. Daarnaast kennen jullie de zorg en begrijpen jullie hoe cruciaal het is dat HiX altijd beschikbaar is”.
Ook de samenwerking binnen Revion levert meerwaarde op. “We leren veel van elkaar, delen ervaringen en creëren schaalvoordeel.” De ervaring van collega-revalidatie-instelling Revant, die al met Intermax samenwerkte, was van grote waarde. “We konden bij hen meekijken, leren van hun aanpak en toetsen of onze keuzes logisch waren. Dat gaf ons extra vertrouwen en hielp om sneller en beter beslissingen te nemen.”
Geertjes tip aan zorginstellingen die nadenken over outsourcen
“Ga eerst goed na: wat vraagt de business -de zorg- aan jou als afdeling? Daar zit je echte uitdaging. Het gaat primair over waar de zorgprofessionals behoefte aan hebben, zodat zij de juiste zorg op het juist moment kunnen bieden. Als je niet alle technische kennis zelf kunt borgen, pak dan regie en kijk wat je kan uitbesteden.”