Nagenoeg elke zorgorganisatie is momenteel bezig met de inzet van cloudtechnologie. Zo’n transitie naar de cloud heeft veel consequenties; de overstap van een volledige on premise-omgeving – waar u alle controle in eigen huis behoudt – naar een model van uitbesteden, is een serieuze verandering voor de IT-afdeling én voor alle gebruikers binnen de zorgorganisatie. Er zijn diverse valkuilen bij een cloudtransitie die het succes kunnen belemmeren.
De valkuilen bij een cloudtransitie
Niet elke cloudtransitie is een succes. Een cloudtransitie is immers meer dan een technologische exercitie. Er zijn tal van organisatorische valkuilen die aandacht verdienen. In deze blog bespreken we vier van deze valkuilen en hoe ze te voorkomen:
Valkuil 1: Geen goede regie-organisatie opgetuigd
Bij een overstap naar een cloudmodel verandert de interne organisatie flink. De IT-afdeling wordt opdrachtgever en gaat een externe partij aansturen. Dat is onvergelijkbaar met de bestaande situatie, waarin een IT-afdeling volledige controle heeft.
De afdeling bepaalt in de nieuwe situatie nog steeds welke dienstverlening nodig is, maar veel minder de manier waarop die aan de eindgebruiker wordt geboden. Dat leidt zeker in het begin gemakkelijk tot discussies. Die zijn te vermijden door bij het begin van de transitie intern een goede regieorganisatie op te bouwen. Deze krijgt duidelijke taken en verantwoordelijkheden als het gaat om de aansturing van de cloudleverancier. Dat draait om meer dan alleen statische service level agreements; het gaat ook om de manier van samenwerken en het opstellen en naleven van de gezamenlijke doelen die de organisatie met de cloudleverancier wil bereiken. Uiteindelijke doel van de regieorganisatie is om ruis in alle communicatie te voorkomen, zodat er continu focus is op de doelstellingen.
Valkuil 2: Niet goed voorbereid met goede analyse van fall back scenario’s
Een geslaagde transitie naar de cloud begint met een grondige voorbereiding. Een groot deel van ons werk bij Intermax zit in die voorbereiding. Hier vindt de analyse plaats van de bestaande en gewenste situatie en bouwen we verschillende fall back-scenario’s. Met deze informatie kunnen we tijdens het outsourcingsproces altijd terugvallen op de bestaande dienstverlening. Risicomanagement is op deze manier een cruciaal onderdeel van de voorbereiding en behoedt een organisatie voor een valse start met een cloudleverancier.
Valkuil 3: De rol van de gebruiker wat betreft security wordt onderschat
Bij het uitbesteden van IT-infrastructuur ontstaat soms de gedachte dat de cloudaanbieder volledig verantwoordelijk is voor alle security-aspecten. Het spreekt voor zich dat een cloudaanbieder alle maatregelen neemt om data en applicaties veilig te houden. Toch blijft de gebruiker vaak een zwakke schakel. Er ligt daarom een stevige verantwoordelijkheid om eindgebruikers bijvoorbeeld te leren alert te zijn op phishing en andere typen aanvallen. Zo zijn databreaches en daaruit voortkomende schade wellicht te voorkomen. Minstens net zo belangrijk is het om in gesprek te gaan met de cloudaanbieder over uw huidige situatie en wensen op het gebied van security. Zo bent u er zeker van dat de security-maatregelen van de cloudaanbieder aansluiten bij uw eigen wensen op het gebied van security en compliance.
Valkuil 4: Medewerkers worden niet meegenomen in het traject
Een cloudtransitie betekent voor een IT-afdeling soms een andere manier van werken. Zo is traditioneel infrastructuurbeheer niet langer nodig. Dat betekent dat de rollen kunnen veranderen. Beheerders krijgen meer ruimte om andere, vaak meer strategische of inhoudelijke taken uit te voeren. De ene medewerker zal dat enthousiast oppakken, maar de andere kan er moeite mee hebben. Hoe eerder medewerkers daarom worden meegenomen in het transitietraject, hoe beter. Op deze manier zijn alle doelstellingen goed toe te lichten en is duidelijk te maken hoe de zorginstelling nieuwe rollen invult, inclusief mogelijke training en opleiding.
Hoe Intermax omgaat met de valkuilen bij een cloudtransitie
Een organisatie die de valkuilen bij een cloudtransitie goed onder ogen ziet, heeft een flinke voorsprong als het om een succesvolle transitie gaat. Meer weten over hoe we bij Intermax zorgen voor een succesvolle transitie? Of over de wijze waarop Intermax u nog meer kan ondersteunen bij een IT-outsourcingstraject voor uw zorginstelling? Neem contact met ons op via de knop rechts op deze pagina.